Der Monitoring-Anbieter muss über ein klar strukturiertes Beratungskonzept verfügen. Damit der Auftraggeber am Ende des Social Media Monitoring eine Vielzahl an Beiträgen präsentiert bekommt, die für sein Tagesgeschäft relevant sind, bedarf es eines Management-Ansatzes. Die Monitoring-Agentur muss die wichtigen Themen für den Auftraggeber finden und als relevant bewerten, damit es hier zu keinem Informationsverlust kommt.

Es existieren mehrere grundsätzlich verschiedene Management-Ansätze, die mittlerweile von Agenturen verfolgt werden. Diese Fragestellung korreliert stark mit den Angaben über Mitarbeiterqualifikationen. Der potenzielle Auftraggeber sollte – nicht zuletzt zur Kalkulation der eigenen Kosten – wissen, welche Dienste die Agentur in seinem Auftrag erbringt.

Eine manuelle Erschließung der Social-Media-Inhalte ist umständlich, zeitaufwendig und birgt höhere Kosten. Ein Anbieter einer rein technologischen Lösung kann kein qualitativ gleichwertiges Ergebnis liefern. Die meisten Agenturen, die bereits länger am Markt sind, greifen auf etablierte Management-Ansätze und wissenschaftliche Methoden zurück. Hierbei ist es auch dem Auftraggeber möglich, die Ergebnisse und ihren Wert besser abzuschätzen.

Konzeptionelle Aspekte wie die Timeline eines Projekts, die Anzahl und Art der Workshops (falls diese Teil der Dienstleistung sind) und die Form der Abschlusspräsentation werden bereits zu Beginn der Zusammenarbeit geklärt. Es ist durchaus üblich, dass sich die Monitoring-Agentur erst in ein neues Themengebiet einarbeiten muss, wenn sie laut Kundenportfolio noch nicht in dem Bereich tätig war. Demnach ist die Frage zu stellen, wie sich die Agentur auf die neue Situation vorbereitet. Ohne vorherige Absprachen und Workshops bzw. Meetings wird es kaum einem Dienstleister möglich sein, die Thematik oder das Produkt des Unternehmens umfassend einzuordnen. Üblicherweise werden ausgesuchte und im Idealfall erfahrene Mitarbeiter der Agentur hinzugezogen, um sich speziell ins Thema einzuarbeiten.

Social-Media-Researcher sind normalerweise dem Projekt dauerhaft zugeordnet. Dadurch ist ein reibungsloser Wissens- und Erfahrungstransfer möglich. Wird die Abschlusspräsentation durch Handlungsempfehlungen ergänzt, sollte das Unternehmen hinterfragen, wer für diese Empfehlungen zuständig ist und nach welchen Kriterien sie entstehen.

Optimal sind originär wissenschaftliche Konzepte, die sich in der Praxis bewährt haben und weniger Konzepte, die aus reinen Erfahrungswerten entstanden sind. Trial-&-Error-Konzepte haben in der Regel einer langen Erfahrungsperiode bedurft, um zu entstehen. Da allerdings Social Media Monitoring eine relativ junge Dienstleistung ist, haben vor allem die Monitoring-Agenturen, die sich erst seit kurzer Zeit auf dem Markt bewegen, keine Gelegenheit zu solch langjährigen Erfahrungen. Die Umsetzung wissenschaftlicher Forschungsergebnisse stellt daher eine schnellere und günstigere Methode dar, um gute Ergebnisse liefern zu können. Um wissenschaftliche Evidenzen als Grundlage nutzen zu können, muss die Agentur allerdings entweder selbst forschen oder genug Expertisen besitzen, um aus den vorhandenen wissenschaftlichen Quellen verlässlich die richtigen Schlüsse zu ziehen. Dies gelingt vor allem Agenturen mit wissenschaftlichem Hintergrund.